Niet vijf schermen die op elkaar lijken

Een aanmelding is meteen een dossier

Wat binnenkomt via het formulier op de site, uit een campagne of aan de telefoon wordt geen regel in een lijst die later nog moet worden overgezet. Het is vanaf het eerste moment het dossier waarin de rest van het traject gebeurt.

Wat we nog niet weten blijft leeg. Leeg is een geldige waarde: het telt nergens als nul mee en het wordt nooit ingevuld met een aanname.

Blijft het zeven dagen stil, dan staat er de volgende ochtend om zeven uur vanzelf een taak op de lijst van degene aan wie het dossier is toegewezen. Niemand hoeft daaraan te denken.

Alles op één scherm, met een weg terug

Profiel, zoekprofiel, telefoonnummers, afspraken, taken, bevindingen, oordelen, gespreksverslagen en de e-mailgeschiedenis staan op hetzelfde scherm. Het zoekprofiel is geen vrij tekstveld maar vijf gecontroleerde lijsten: locaties, provincies, gewenste sectoren, vorige functies en de sectoren waarin iemand al ondernemer is geweest.

Dat is geen vormvoorschrift. Matchen werkt alleen als beide kanten dezelfde woorden gebruiken. Zolang de een Horeca typt en de ander horeca en fastfood, vindt geen enkele engine een overeenkomst.

Elke veldwijziging wordt vastgelegd door de database zelf en niet door het scherm. Daardoor kan geen enkele schrijfweg eromheen, ook een invoerscript niet. En omdat de vorige waarde bewaard is, is hij ook terug te zetten: per veld apart, met één klik.

Een misklik in een zoekprofiel is niet te zien aan de uitkomst. Er komen alleen andere formules boven en wie dat scherm daarna opent merkt nergens aan dat er iets is verschoven. Daarom staat de weg terug er en niet alleen een logboek.

Het bord telt niet. Het oordeelt

Vier trajecten met samen twintig statussen: Oriëntatie, Selectie, Contract en Opening. Maar in welke kolom een kaart ligt zegt niets over de vraag die er werkelijk toe doet, namelijk of het nog loopt.

Daar zijn drie dingen voor nodig en die wegen niet gelijk: hoe lang iemand al in deze status staat, wanneer er voor het laatst contact was en of er nog iets gepland staat. Dat laatste is het sterkste signaal. Wie een afspraak heeft staan, staat niet stil, hoe lang de status ook al hetzelfde is.

Staat er niets gepland, dan telt de stilte. Zeven dagen is let op, veertien dagen is stil. En een taak of een terugbelmoment dat over tijd is weegt zwaarder dan allebei: iemand heeft zelf gezegd dat hier iets moest gebeuren en dat moment is voorbij.

De stand staat er ook in woorden. Alleen een kleurverschil zou bij kleurenblindheid precies het onderscheid wegnemen waar het hier om gaat.

Waarom iemand afhaakt telt net zo zwaar als dat hij binnenkwam

Een kaart naar afgehaakt of afgewezen slepen leidt naar een klein formulier: in welke fase gebeurde het en om welke reden. Vier fasen en negen redenen, met ruimte voor een toelichting erbij.

In bulk kan dit niet. Twintig mensen tegelijk afvoeren onder één reden levert twintig keer dezelfde nietszeggende regel op en dan leer je nooit waar je je kandidaten verliest. Die weigering staat in de server en niet alleen in het scherm, want een scherm is te omzeilen.

Geen reden opgegeven staat er bewust tussen. Soms is dat het eerlijke antwoord en een keuzelijst zonder die mogelijkheid levert een verzonnen reden op. Dat is erger dan een lege.

Een mens beslist en tekent ervoor

De matching stelt voor. Elk voorstel draagt drie dingen: wat ervoor pleit, wat ertegen pleit en de twijfel. Een voordracht zonder benoemde twijfel is een verkooppraatje.

Raakt een voorstel een persoon of een contract, dan is een reden verplicht en zonder die reden gebeurt er niets. Een voorstel heeft bovendien een termijn. Is die verstreken, dan wordt het niet alsnog goedgekeurd maar opnieuw opgesteld, want de omstandigheden kunnen inmiddels zijn veranderd. En het systeem mag zijn eigen voorstel niet goedkeuren; er moet een mens onder staan.

Dat laatste vakje ziet er vreemd uit op een besluitformulier en het is het waardevolste gegeven dat hier wordt verzameld. Zakt het aantal afwijkingen naar nul, dan is dat geen bewijs dat de engine goed werkt maar een bevinding over het toezicht: dan tekent de mens alleen nog af.