08
Pijplijn
Vier trajecten als kolommen, met sub-statussen op de kaart en een automatisch stilstandoordeel: boven zeven dagen let op, boven veertien dagen stil. Naar een eindstatus slepen vraagt verplicht een afhaakreden, ook bij het verplaatsen van meerdere kandidaten tegelijk.
Naar de CRM
09
Agenda
Eén kalender voor alle afspraken. Dag, week, maand of lijst, verzetten door te slepen.
- Eén klik toont meteen de kandidaat, de formule, de locatie of videolink en het telefoonnummer, zonder tweede laadmoment.
- Verzetten controleert vooraf op overlap en is via de wijzigingshistorie terug te draaien.
- Verzetten stuurt bewust geen automatische wijzigingsmail. Dat is een aparte, uitdrukkelijke handeling, zodat niemand per ongeluk een kandidaat in verwarring brengt met een stille wijziging.
- Een aparte lijst met verstreken afspraken zonder geregistreerde uitkomst, zodat een gesprek nooit onafgehandeld wegzakt.
10
Taken
De volledige takenlijst, plus een matrix die elke taak op urgentie tegen belang zet.
- Elke taak krijgt automatisch een prioriteit en een kwadrant. Dat kwadrant staat nergens als kolom in de database; het volgt uit die twee cijfers.
- Bulkacties bewaren de vorige stand. Ongedaan maken zet exact terug wat er stond, ook bij tientallen taken tegelijk.
- Verwijderen staat als enige buiten de bulkbalk en gaat altijd los, met een eigen prullenbak. De enige onomkeerbare handeling krijgt met opzet de meeste wrijving.
UrgentNiet urgent
Nu doen
Terugbellen Kandidaat-8492
Kernpunten Formule-214 nakijken
Plannen
Intakeverslag Formule-341 aanvullen
Delegeren
Brochure Formule-214 versturen
Elimineren of later
Oude notitie opschonen
BelangrijkNiet belangrijk
De vier kwadranten heten in het scherm Nu doen, Plannen, Delegeren en Elimineren of later. Hierboven staan voorbeeldgegevens: er staan nog geen echte kandidaten in het systeem.
11
Postbus
Eén gedeelde teampostbus met threads, gekoppeld aan de dossiers.
- Beantwoorden, doorsturen en bijlagen, met de hele draad naast de kandidaat of de formule waar hij bij hoort.
- Inkomende mail wordt eerst opgeschoond en daarna in een streng afgeschermd venster getoond, nooit als ruwe HTML in de pagina zelf.
- Elke bijlage wordt als download aangeboden en nooit automatisch in de browser geopend, ook een bijlage die het team zelf heeft verstuurd.
- Het eigen postbusadres valt altijd uit de ontvangerslijst, zodat het systeem zichzelf geen mail stuurt.
12
Bellen
De belwerkplek: de wachtrij, het gesprek en de uitkomst op één scherm.
- Een wachtrij van kandidaten en klanten, met zoeken op naam of op nummer, plus vijf standen waarop een medewerker kan staan.
- Twaalf uitkomsten, van opgenomen tot niet meer bellen. Elke uitkomst zegt op het scherm vooraf wat hij met de wachtrij doet, zodat niemand pas achteraf ontdekt dat een kandidaat uit de lijsten is verdwenen.
- Niet opgenomen of niet bereikbaar zet de kandidaat achteraan in dezelfde rij, dus later op de dag komt hij nog een keer langs. Voicemail juist niet: uw boodschap staat erop en dan is nog een keer bellen op dezelfde dag opdringerig.
- Naast het gesprek staat de context van deze kandidaat: score, assessment, cv en zijn matches.
Wat vandaag nog niet werkt. Bellen vanuit de browser zelf wacht op een aangesloten nummer. Tot die tijd legt u de uitkomst vast terwijl u met uw eigen telefoon belt en werkt de rest van het scherm volledig.
