Rapportage

Consoles, datakwaliteit en het maandrapport

Deze pagina laat drie schermen zien voor hetzelfde traject, een paneel dat lege grafieken verklaart en het maandrapport dat als document naar de formule gaat. Ze rekenen allemaal op dezelfde brongegevens.

Verbredingbreder

Eén traject, drie manieren om ernaar te kijken

Wie stuurt kijkt anders dan wie belt. En wie belt kijkt anders dan wie een formule beheert. Dat zijn drie schermen en geen drie waarheden: ze lezen uit dezelfde database en een deel van de cijfers komt uit dezelfde weergaven als het rapportagesysteem voor extern gebruik. Elk scherm telt wel over zijn eigen periode en groep.

Verzonnen voorbeeld

34Instroom deze maand

46%Contactratio

71Dagen tot handtekening, mediaan

—No-show, 4 afspraken met een uitkomst

2Getekend dit kwartaal

Voorbeeldgegevens. De vierde tegel staat er met opzet bij: bij vier afspraken met een vastgelegde uitkomst verschijnt er geen percentage maar een streepje. De grens voor no-show ligt op vijf.

Console 1

Management

Datakwaliteit, van lead tot handtekening, eindconversie, instroom en openingen, contactratio en afspraken.

Leads128
Kwalitatief96
Belpoging88
Contact41
Afspraak23
Gesproken14
Voorgedragen19
Contract5
Opening2

Deze keten is geen strikte trechter. Voorgedragen ligt hier hoger dan Gesproken en dat is geen rekenfout: een voordracht kan tot stand komen zonder dat er in de CRM ooit een afgeronde afspraak is vastgelegd. Het scherm breit dat niet recht, want dan zou je het gat nooit vinden. Opening telt wie de fase Opening in de pijplijn heeft bereikt en niet een vestiging die al draait.

Console 2

Recruitment

Belwerk per maand, wanneer bellen werkt, wat belpogingen opleveren, leadkwaliteit, de kansenkaart, fit tegen uitkomst en het budget van kandidaten.

mrt38%
apr44%
mei41%
jun—
jul47%
aug46%

Juni heeft geen percentage. Er waren die maand zeven belpogingen en dat is te weinig om er iets over te beweren. De cel staat er gestreept in plaats van op nul, want een gat in de gegevens hoort niet te lezen als een slecht resultaat.

Console 3

Performance

Waar de kandidatenpool het zwakst scoort, leadbron tegenover werkelijk resultaat, rendement per formule, doorlooptijd per lichting en waar het blijft liggen.

Oriëntatie9 dagen
Selectie21 dagen
Contract34 dagen
Opening12 dagen

De mediaan en niet het gemiddelde. Eén traject dat een jaar heeft stilgelegen zou een gemiddelde onbruikbaar maken en precies dat ene traject is meestal het traject dat je al kent.

En daarnaast

Een cijfer zonder doel is alleen een cijfer

Naast de drie consoles staat de groeimodule: doelen die je per formule zelf instelt, de no-shows, de afhaakredenen per fase, de reactietijd op een nieuwe lead en een kwaliteitsoordeel over wat er binnenkomt. Met een doel ernaast wordt een getal een stand.

Nul en onbekend worden overal verschillend getekend: een lege balk voor nul, een gestreepte cel voor onbekend. Ze door elkaar halen is de snelste manier om een leeg veld voor een slecht resultaat aan te zien.

De drempel

Onder deze aantallen verschijnt er geen percentage

Een maand met twee belpogingen waarvan er één werd opgenomen staat op vijftig procent. Dat is een toevalstreffer die er in een grafiek uitziet als een prestatie. Hoeveel waarnemingen er nodig zijn hangt af van wat er gemeten wordt en het staat op één plek per onderwerp vastgelegd, niet per scherm opnieuw.

10 waarnemingen

Conversie van lead naar opening
Contactratio per maand
Belwerk en afspraken per medewerker
Verlies per stap in de keten
Rendement per leadbron

5 waarnemingen

No-show, gerekend over afspraken met een vastgelegde uitkomst
Succespercentage van gevoerde gesprekken
Reactietijd binnen een uur
Afspraken per leadbron

Voor de kaart met beltijden ligt de grens op drie, want daar wordt per uur van de week geteld en dan zijn de vakjes van nature klein. Onder elke grens staat er geen percentage maar een gestreepte cel: „50 procent” op vier gevallen zou een toevalstreffer laten lezen als een prestatie.

De bodemvolle breedte

Datakwaliteit

Een lege grafiek is bijna altijd een leeg veld

Zonder dit paneel gaat iemand de grafiek wantrouwen in plaats van het invulwerk oppakken. Het staat daarom bovenaan het managementscherm en niet onderaan. Het toont per veld hoeveel ervan is ingevuld met de plek erbij waar je het repareert.

Verzonnen voorbeeld

Budget ingevuld62%

Zonder budget kan de matchingengine niet op investeringsruimte filteren.
Te repareren op de kandidatenlijst
Uitkomst van afspraken vastgelegd78%

Zolang dit leeg blijft is elk no-show- en succespercentage onbetrouwbaar.
Te repareren in de agenda
Kandidaten uit advertenties31%

Pas als er advertentieleads binnenstromen valt de kostprijs per kandidaat per bron te vergelijken.
Te repareren bij de advertentiekoppeling
Zoekgebied bekend87%

Zonder provincie kan een kandidaat niet op de kansenkaart worden getoond.
Te repareren op het kandidaatdossier
Formuleprofiel volledig16%

Zonder de zes profielvelden weegt de matching niet mee op exploitatiemodel, cultuur en de rest van het formuleprofiel.
Te repareren op het formuledossier

Elke regel eindigt bij het scherm waar je het repareert

Een percentage dat te laag is en geen weg vooruit is een verwijt. Bij elke regel staat daarom waar het in te vullen valt: de kandidatenlijst, de agenda, de advertentiekoppeling, de kansenkaart of het formuledossier.

De noemer verschilt per regel en dat is met opzet

Bij budget is de noemer alle kandidaten. Bij de uitkomst van afspraken zijn het alleen de verstreken afspraken, want een afspraak van volgende week hoort nog geen uitkomst te hebben. Dezelfde noemer voor alles zou de tweede regel structureel te laag zetten.

Hetzelfde getal als op de kaart ernaast

De regel over het zoekgebied telt niet zelf. Hij leest de telling van de kansenkaart, want dat is al precies „hoeveel kandidaten staan er op de kaart”. Twee tellers voor hetzelfde begrip lopen gegarandeerd een keer uit elkaar en dan is er geen goede meer.

Voorbeeldgegevens. En waar er niets in te vullen vált staat geen nul procent maar niets: een deling door nul betekent hier „niet van toepassing” en niet „nalatig”.

Het rapportalles in één document

Het sluitstuk

Eén keer per maand gaat het als document de deur uit

Elke maand ontvangt de formule een rapport over zijn eigen werving: acht secties, van het managementoverzicht tot de kandidaat die blijft hangen. Wij maken het op en versturen het. Het is bewust niet zelf op te halen, want dit document gaat naar buiten en dan hoort het opmaken bij dezelfde persoon die ook bepaalt wat een klant te zien krijgt.

De acht secties

Managementoverzicht
Recruitment funnel
Leadkwaliteit
Kandidaatprofiel
Franchisegevercapaciteit
Matching
Forecast
Kandidatenoverzicht

Hiernaast staan vier bladen uit zo'n rapport, met verzonnen gegevens voor een verzonnen formule. De cijfers zijn niet van een klant en de kandidaten dragen hun dossiernummer in plaats van een naam.

Twee dingen die er bewust niet in staan: wat de formule aan ons betaalt en de leads die als nep zijn gemarkeerd. Die eerste is onze omzet en hoort niet in een rapport over zijn werving. Die tweede telt nergens mee als kandidaat, niet in de instroom, niet in de trechter en niet in de matching, zodat de rest van de cijfers schoon blijft.

Verzonnen voorbeeld

FranchiseHub

Werving en selectie · Maandrapport

Formule-341

Augustus 2026

Opgemaakt op 1 september 2026 Horeca

1Managementoverzicht

De belangrijkste cijfers van augustus in één oogopslag, elk vergeleken met juli. Leads die als nep zijn gemarkeerd zijn hier al uitgesloten.

Nieuwe kandidaten61was 47

Belpogingen214was 178

Afspraken gepland38was 31

No-shows6was 5

Gesprekken gevoerd29was 24

Naar contractfase4was 2

Twaalf maanden instroom, met contractfase per maand

sep18
okt24
nov21
dec12
jan29
feb33
mrt41
apr38
mei44
jun52
jul47
aug61

De smalle donkere staaf naast elke maand is het aantal dat de contractfase bereikte: 1, 2, 1, 0, 2, 1, 3, 2, 3, 4, 2 en 4. Die staat op dezelfde schaal als de instroom en blijft daardoor laag. Een eigen as zou vier contracten even hoog maken als eenenzestig aanmeldingen en dat is precies de vertekening die dit rapport niet maakt. December staat op nul en heeft geen staafje.

3Leadkwaliteit

Niet elke binnenkomende naam is een serieuze kandidaat. Deze sectie laat zien hoe goed de instroom van augustus daadwerkelijk was.

Kandidaatscore, verdeling

Sterk, 70 en hoger14
Redelijk, 45 tot 6922
Zwak, 25 tot 4411
Zeer zwak, onder 255
Te weinig bekend9

Gemiddelde score 51, mediaan 54, over de 52 kandidaten met genoeg dossier om te berekenen. Dezelfde score en dezelfde grenzen als op de kandidatenlijst elders in de CRM, hier alleen samengevat.

Franchise Fit test

Gemiddelde testscore64%

Deden de test23 van 61

Scoorden 70 of hoger9

Wie de test niet heeft gedaan telt niet als een lage score maar als niet getest. Dat onderscheid staat in het rapport zelf, niet in een voetnoot.

4Kandidaatprofiel

Wie er in augustus binnenkwam, afgezet tegen wat deze formule vraagt en waar hij uitbreidt.

Financiële mogelijkheden

150.000 euro en hoger12
100.000 tot 150.000 euro19
Onder 100.000 euro17
Onbekend13

Budget bekend bij 48 van de 61 kandidaten. Deze formule vraagt een investering van 100.000 tot 160.000 euro; 26 van de 61 vallen daar met hun budget binnen.

Regio van de kandidaat

Utrecht, uitbreidingsgebied16
Gelderland, uitbreidingsgebied11
Zuid-Holland13
Noord-Brabant9
Overige provincies5
Onbekend7

27 van de 61 kandidaten (44%) wonen al in een provincie waar deze formule uitbreidt. Heeft een formule nog geen zoekgebied vastgelegd, dan staat er geen percentage maar de mededeling dat er niets is om tegen af te zetten.

6Matching

Elke nieuwe kandidaat van deze maand, gesorteerd van sterk naar onbekend.

Alle 61 nieuwe kandidaten, op matchsterkte

Zes van de eenenzestig nieuwe kandidaten van augustus 2026 met hun matchsterkte tegen Formule-341, op sector, regio en budget. Voorbeeldgegevens.
Kandidaat	Regio	Budget	Fase	Match
Kandidaat-8492	Utrecht ✓	120k tot 150k	Selectie	Sterk
Kandidaat-8571	Utrecht ✓	130k tot 170k	Contract	Sterk
Kandidaat-8517	Gelderland ✓	90k tot 120k	Oriëntatie	Redelijk
Kandidaat-8530	Zuid-Holland	150k en hoger	Selectie	Redelijk
Kandidaat-8562	Noord-Brabant	80k tot 100k	Oriëntatie	Zwak
Kandidaat-8544	Utrecht ✓	onbekend	Oriëntatie	Onbekend

Zes van de eenenzestig regels. In het rapport zelf staan ze er allemaal in: 14 sterk, 22 redelijk, 11 zwak en 14 met onvoldoende gegevens om te vergelijken. Onvoldoende gegevens is een eigen uitkomst en wordt nooit als zwak geteld.

7Forecast

Wat de komende zes maanden waarschijnlijk opleveren, op basis van de bestaande trechter en de conversie van de afgelopen twaalf maanden. Geen belofte, een verwachting. Zijn er te weinig maanden met instroom, dan staat er geen forecast maar de reden waarom niet.

3verwachte openingen, komende zes maanden

Vergeleken met de vorige maand en niet met een doel

Naast elk cijfer staat wat het vorige maand was. Een doel dat niet samen is afgesproken leest als een oordeel; de vorige maand is een feit en het verschil is voor beide partijen na te rekenen. Eigen doelen bestaan wel, maar die staan op het scherm van de formule zelf en niet in dit document.

Een eigen berekening en niet die van de schermen

De schermen rekenen op „deze maand” en „vorige maand”, afgeleid van vandaag. Een rapport gaat over een gekozen maand en dat is bijna nooit vandaag: het rapport over juli gaat in augustus de deur uit. Zou het de schermberekening lenen, dan stond in het rapport over juli stilzwijgend het cijfer van augustus.

Drie getallen over afspraken en niet één

Gepland, gevoerd en niet komen opdagen zijn drie verschillende dingen. De tegel „gesprekken gevoerd” toonde tot 27-08-2026 het aantal geplande afspraken. Dat leest als meer gesprek dan er is geweest en dat is precies het soort verschil dat je op een tegel nooit ziet.

Onbekend telt als kandidaat, nep niet

Een lead die nog niet is beoordeeld is niet aantoonbaar nep en telt dus gewoon mee. Alleen wat met de hand als nep is gemarkeerd valt overal uit: uit de instroom, uit de trechter en uit de matching. Het blijft wel zichtbaar, in de sectie over leadkwaliteit, want anders zou verdwijnen dat er überhaupt is opgeruimd.

De laatste sectie gaat niet over deze maand

Vier secties gaan over de instroom van één maand. Het kandidatenoverzicht kan dat niet: „wie blijft hangen” is een vraag over de huidige stand. Een kandidaat die in maart binnenkwam en sindsdien vastzit in Selectie is juist wie een franchisegever in het rapport van augustus wil zien.

Twee tellingen die altijd gelijk moeten uitkomen

Het totaal in dat kandidatenoverzicht is gelijk aan het totaal van de trechter „Waar kandidaten nu staan”. Ze rekenen op dezelfde groep: de actieve kandidaten van dit moment. Wie beide optelt komt op hetzelfde uit en dat is de bedoeling: een rapport waarin twee tellingen van dezelfde mensen verschillen laat de lezer aan allebei twijfelen.

Streepjes met het aantal erbij

Een tabel met veel streepjes roept de vraag op of het systeem stuk is. Daarom staat er per veld bij hoeveel kandidaten het wél hebben ingevuld. Dan is het een feit over de gegevens in plaats van een vermoeden over het systeem.

Zonder verwachting als er te weinig maanden zijn

De forecast rust op de conversie van de afgelopen twaalf maanden. Zijn er te weinig maanden met instroom, dan staat er geen getal maar de reden waarom er geen getal staat. Een verwachting op twee maanden geschiedenis is een gok met een cijfer eromheen.

Voorbeeldgegevens. Formule-341 bestaat niet en de kandidaatnummers zijn verzonnen. Wat wel echt is: de secties, de koppen, de manier van tellen en de regel dat een onbekende waarde nooit als een lage waarde wordt geteld.

Hoort hierbij

Marketing, het hele verhaal

Deze pagina hoort bij marketing en analytics. Daar staat ook hoe herkomst en kosten aan een lead hangen en hoe segmenten en reeksen werken.

Naar Marketing

Ook lezen

Zestien modules, een gebouw

Waar deze verdieping in het geheel past en welke modules in hetzelfde dossier schrijven.

Naar de modules

Plan een demo

We lopen een dossier en een kandidaatverslag met je door. Daarbij kijken we naar het aantal vestigingen dat je zoekt, hoe je werving nu loopt en wie er bij je meekijkt.

Plan een demo